Comment intégrer son ERP avec d’autres progiciels ?

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (progiciel de gestion intégrée), est un outil multifonctions couvrant la plupart des métiers de l’entreprise : des ressources humaines à la finance, en passant par les achats, la production ou le service après-vente… Un outil qui dispose de nombreux atouts exposés au sein de notre article dédié aux avantages de la mise en place d’un ERP dans une entreprise.

Centralisant l’ensemble des données de la société, il permet aux dirigeants et aux utilisateurs métiers d’améliorer leurs processus, mais aussi leurs prises de décisions au quotidien. C’est pourquoi il est rapidement devenu un levier incontournable pour augmenter ses performances tout en optimisant ses coûts.

Cependant tous les ERP n’ont pas pour velléité de gérer immédiatement 100 % du système d’information de la société, ou ne seront pas les meilleurs outils pour certains besoins – comme en particulier les applicatifs Web à destination des consommateurs (B2C) ou des clients (B2B). C’est pourquoi chaque ERP est en mesure de s’intégrer à des progiciels spécifiques pour s’adapter au mieux aux besoins et aux spécificités des différents services de l’entreprise. Il est donc capable de gérer une grande variété de processus, à condition d’être parfaitement déployé.

Comment réussir l’intégration d’un ERP ?

Pour intégrer un ERP et les progiciels qui composent le système d’information d’une entreprise, différentes approches sont envisageables.

La première consiste à déployer l’ERP progressivement, par fonctionnalité. Ainsi, les logiciels métiers sont intégrés l’un après l’autre, certains outils continuant à fonctionner de manière indépendante. Cette méthode a l’avantage de permettre aux collaborateurs de prendre le temps de découvrir chaque lot fonctionnel. Ils peuvent ainsi s’approprier l’outil au fur et à mesure.

Une seconde approche consiste à déployer l’ERP de manière globale, en intégrant au même moment l’ensemble des solutions métiers, à tous les niveaux de l’entreprise. Vous pouvez par exemple opter pour la méthode Big Bang, qui consiste à intégrer tous processus au sein d’un nouvel ERP et de les mettre en production sur une période très courte. La phase projet et de préparation est cependant extrêmement longue afin de s’assurer du fonctionnement de tous les processus avant la mise en service. 

Il est également possible de combiner différentes stratégies de déploiement en choisissant une approche hybride. Elle consiste, par exemple, à intégrer plusieurs logiciels à la fois, tout en prévoyant d’intégrer d’autres fonctionnalités par la suite. Ce type de méthodologie a l’avantage d’être très souple et de s’adapter aux spécificités de votre entreprise, à ses besoins et au contexte du déploiement.

Mais, quelle que soit la stratégie retenue pour la mise en œuvre de votre ERP, il faudra porter une attention particulière à l’échange de données entre les progiciels.

L’échange des données : un prérequis indispensable

Lors de l’intégration d’une solution ERP avec d’autres progiciels, l’échange de données entre les différentes applications est un point crucial. En effet, deux logiciels différents peuvent avoir besoin d’une donnée identique pour effectuer deux actions distinctes. Par ailleurs, un logiciel peut tout à fait produire une donnée qui sera nécessaire à la réalisation d’une action dans une autre application. 

C’est tout l’enjeu de l’échange de données, qui peut s’effectuer de trois manières différentes.

Échanger les fichiers manuellement

La grande majorité des logiciels permet d’importer ou d’exporter manuellement des données, notamment via des requêtes en base de données ou au travers d’interfaces d’extraction paramétrables. Bien que très simple sur le papier, cette méthode a l’inconvénient d’augmenter le risque d’erreur (bien souvent, effectuer un simple copier-coller d’une application à l’autre ne suffit pas), et de générer des désynchronisations entre l’ERP et les autres progiciels. C’est également une tâche chronophage qui nécessite le temps de travail d’un collaborateur dédié.

Echanges de données automatisés

Les sociétés peuvent faire appels à des ETL (Extract Transform Load) ou à des EAI (Enterprise Application Integration) afin d’automatiser des échanges de données entre progiciels. 

Ces deux gammes d’outils comportent de grandes similitudes et répondent à des besoins similaires :

• Les ETL seront privilégiés dans le cadre d’échange de données référentielles ou pour du BI/BigData, 
• alors que les EAI fourniront des services mieux adaptés à l’intégration de services et de processus courts. 

Dans de nombreux cas, le processus complet est asynchrone et se déroule en deux phases : 

• Une première tâche planifiée se déclenche dans le progiciel source afin d’extraire et transmettre les données. 
• Puis une deuxième tâche, également planifiée ou déclenchée par la réception des précédentes données, se charge de la transformation et du chargement. 

Dans tous les cas un protocole devra être retenu pour le transport de ces données: FTP, FTPS, SFTP, HTTPS, SOAP, messagerie applicative, … 

Interroger l’ERP en temps réel grâce aux services web

Un service web est un protocole permettant aux applications et aux systèmes d’échanger des données en temps réel. Deux logiciels peuvent ainsi dialoguer à distance, quels que soient le langage qu’ils utilisent et la plateforme sur laquelle ils sont basés. 

Le principe est simple : le « client » envoie une demande et le « serveur » émet une réponse. Cet échange d’informations peut d’ailleurs se faire dans différents formats : XML, JSON…

Grâce aux services web, les données mises à jour ou créées par un progiciel peuvent être transmises à l’ERP en temps réel. Un nombre croissant d’ERP ou autres logiciels proposent de manière native de tels services ou ensemble d’API. Vous pouvez ainsi, depuis une seule interface, accéder à des informations fiables dans tous les domaines : gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion de la chaîne d’approvisionnement…

Une méthode qui offre de nombreux avantages par rapport aux échanges de données.

Des protocoles standardisés

Avec les services web, deux logiciels de gestion d’entreprise utilisant des langages différents sont tout à fait en mesure de communiquer et d’échanger des données. En effet, ils ont l’intérêt d’utiliser des protocoles standards comme XML, JSON, SOAP, HTTP, compatibles avec la plupart des environnements et supportés par tous. 

Un véritable gain de temps

Grâce à la standardisation, les échanges s’effectuent de manière rapide et fluide, et de telles API constituent un véritable gain de temps, notamment pour les développeurs. En effet, pour créer des liens entre plusieurs logiciels, ces derniers n’ont pas besoin de connaître l’architecture et la logique des applications qu’ils souhaitent exploiter : la maîtrise des protocoles standards suffit amplement.

Des systèmes d’information connectés

Alors que les entreprises exploitent de plus en plus de sources de données, l’interopérabilité des systèmes d’information devient une priorité. En effet, les données issues d’un SI peuvent être utiles à un autre, d’où la nécessité d’interconnecter les logiciels métiers des différents services de l’entreprise. Or, les services web sont des solutions idéales pour faciliter ces interactions. En outre, ils permettent d’exploiter, de croiser et d’enrichir en permanence des données provenant de sources diverses.

La mise en place d’une solution ERP est un projet important qui nécessite une organisation bien huilée. C’est particulièrement le cas lorsque l’ERP est intégré avec d’autres progiciels, ce qui soulève la problématique de l’échange des données. 

En fonction des besoins, du volume de données et de la fréquence des échanges, il convient de faire un choix entre des échanges planifiés et une intégration temps réel au travers d’API ou WebServices. Si l’utilisation d’API est privilégiée pour certains échanges (temps réel, logique métier centralisée dans l’ERP), l’utilisation d’EAI ou d’ETL reste une solution pragmatique pour l’échange de grand volume de données ou pour simplifier l’intégration et la maintenabilité des interfaces.