Comment améliorer la Maintenance de mes équipements avec la GMAO ?

Une maintenance non anticipée, des interventions non optimisées créent des situations d’urgence. Par effet de bord, c’est le risque d’une production interrompue et de coûts subis, soit une baisse de la productivité de l’entreprise. Alors à la question “comment améliorer la maintenance de ses équipements ? ”, nous répondons GMAO (Gestion de maintenance assistée par ordinateur) ! Pourquoi une GMAO va booster et améliorer votre maintenance ? Quels sont ses objectifs ? Comment l’utiliser ? Et enfin, pourquoi utiliser un logiciel professionnel de GMAO ? Explications.

Une GMAO, en anglais CMMS (Computerized Maintenance Management System), est un outil de gestion dédié à la maintenance des équipements.

Nous avons plusieurs fois abordé le système d’information (SI) comme acteur clé dans la rationalisation des processus métiers d’une entreprise. Un SI performant optimise, valorise les actions, les flux et transforme les potentiels centres de coûts en centres de profits. La maintenance des équipements industriels via une GMAO s’inscrit exactement dans cette même logique.

Quels sont les objectifs d’une GMAO ?

Dans l’industrie, il est clair que les activités de maintenance ne peuvent entraîner aucun arrêt de production coûteux. Dans le cadre de l’amélioration d’un processus de maintenance, la GMAO a 3 objectifs :

• anticiper ;
• planifier ;
• automatiser.

Anticiper, planifier, automatiser les actions de maintenance, c’est capitaliser sur votre qualité de services. Vous assurez en interne, ou pour vos clients, une garantie de continuité de services, témoin d’une volonté d’amélioration continue du service après-vente.

La  GMAO répond aux exigences d’interventions préventives, périodiques et réglementaires de tous les équipements, y compris industriels. Elle :

• Intègre des fonctionnalités de planification avancées des opérations d’entretien et de dépannage. Les techniciens de maintenance ont un calendrier d’interventions structuré.
• Regroupe toutes les actions techniques et administratives effectuées.
• Rassemble et structure toutes les informations nécessaires à toutes les équipes intervenantes (planning, fiches techniques, contrats de maintenance…).

Interfacée avec les autres logiciels de gestion de l’entreprise, la GMAO fluidifie la communication entre chaque acteur, du technicien sur site aux sous-traitants.

Comment utiliser la GMAO ? 

La GMAO couvre tout le périmètre fonctionnel propre aux services de maintenance, voire au-delà. Pour utiliser votre GMAO et en faire votre alliée à court, moyen et long terme, elle doit se structurer. Vous devez réfléchir en amont aux éléments qui vont la documenter :

• Définissez vos gammes de maintenance. Les gammes de maintenance sont en réalité des check-lists d’actions à mener de façon périodique et propre à chaque équipement. Elles peuvent être réglementaires ou s’inscrire dans une logique d’entretien préventif.
• Établissez vos plans de maintenance. Ils doivent contenir, les dates et lieux d’interventions, les équipements à entretenir, les temps d’intervention prévus, les pièces à remplacer si besoin, les éventuels consommables à changer. Ces plans sont liés à une ou plusieurs gammes de maintenance.

Grâce au paramétrage de la GMAO et de la création des plans de maintenance, les bons d’interventions sont automatiquement générés. Ils peuvent être ensuite alimentés par les techniciens. Les rapports d’interventions sont à leur tour automatisés et facilement transmissibles aux clients.

Le périmètre fonctionnel d’une GMAO performante et créatrice de valeurs ne s’arrête pas là. Vous pouvez améliorer une GMAO en l’interfaçant avec les autres solutions du SI. Elle peut ainsi permettre de :

• suivre le cycle de vie des équipements et d’établir ainsi une politique de maintenance préventive ;
• faciliter toutes les étapes post-intervention comme la facturation ;
• gérer des stocks, les achats, les devis, etc.

Certains outils gratuits, tels des tableurs, peuvent être tentants pour gérer votre maintenance et développer une GMAO interne. Bien évidemment, l’idée n’est pas bonne. Opter pour un outil interne, illusoirement gratuit, est risqué et coûteux sur le long terme. Nous vous expliquons pourquoi.

Pourquoi utiliser un logiciel de GMAO professionnel ? 

Comme nous l’avons vu, la maintenance est un processus complexe avec un large périmètre fonctionnel. De multiples intervenants exploitent les données et les transforment. Seul un logiciel de GMAO professionnel peut garantir le bon déroulement des activités de maintenance. Il est seul en capacité d’assurer la sécurité et la fiabilité des flux et des données. 

Principaux avantages de la GMAO gérée par une solution professionnelle :

• Une intégration dans le SI de l’entreprise facilitée grâce à la possibilité de s’interfacer avec les logiciels existants (intégration d’un ERP, outils de SAV…).
• Une centralisation des données et la fiabilité assurée par un SGBD (Système de gestion de bases de données).
• L’intégration d’une vraie GED (Gestion documentaire) propre à la GMAO pour gérer les documentations techniques, les plans de maintenance…
• Un référentiel commun des équipements industriels de l’entreprise.
• Un suivi des interventions précis (qui a fait quoi, quand).
• Une portabilité et une continuité dans les flux de données même en déplacement, grâce à la GMAO fullweb.
• Un système de planification des interventions avec alertes et notifications.
• Une gestion des droits par profils.

Les risques de l’utilisation d’une GMAO non professionnelle :

• d’une perte de temps engendrée par la saisie, la gestion et l’exploitation des informations ;
• d’une impossibilité de créer des flux d’informations fiables et automatisés entre les différents intervenants (pas d’alerte, pas de notification) ;
• d’avoir des données éparpillées, non centralisées (liaison entre les plans de maintenance, les gammes, des documents externes techniques…) ;
• de n’avoir aucune traçabilité des données (qui a mis à jour quelles données et quand ?) ;
• de données corrompues et inexactes (pas de système de gestion de base de données relationnelles) ;
• d’un manque de lisibilité et d’exploitabilité sur les différents terminaux utilisés (mobiles, tablettes…) ;
• d’une incapacité à gérer finement les droits selon les profils des utilisateurs.

A retenir

Pour améliorer la maintenance de vos équipements industriels ou autres, optez pour un logiciel de GMAO professionnel.

La maintenance des équipements est un enjeu fort pour les entreprises. Entretenir son matériel de production périodiquement, de manière préventive, c’est s’inscrire dans une politique de gestion des risques. 

La GMAO est une solution dédiée à la maintenance. Intégrée dans le SI de l’organisation, elle fluidifie les différents workflows entre chaque intervenant. Elle garantit la continuité numérique des données. Elle intègre les fonctionnalités propres à un service de maintenance : gammes de maintenance, plan de maintenance… Elle permet d’automatiser tous les circuits périphériques, en amont et en aval des actions de maintenance : gestion des stocks, de la facturation pour ne citer qu’eux.